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构建石油商旅平台,助力企业商旅数字化转型

日期:2021-12-22    来源:国际能源网

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2021
12/22
13:31
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关键词: 华为 石油商旅 中国石油

小小报销单,冗长的业务流程

对于很多财务工作者来说,工作中总免不了处理大大小小的报销单据。一张小小报销单,背后往往承载着烦冗的工作量:发票真伪辨别、信息审核录入、费用类型匹配及对账等。

作为中国石油的一位财务工作者,王佳(化名)也不例外。在处理单位的差旅费用时,她遇到了各式各样的问题,比如:员工住宿费用超标,不合规现象时有发生;每天处理大量报销单,时间碎片化,无法聚焦其它工作;报销流程繁琐,到账时间长,员工抱怨诸多;此外,集团在采购酒店、机票等资源时过于分散,协议价低,成本浪费严重…… 

拥抱数字化,实现自身高质量发展

随着数字化转型的浪潮袭来,大型国有企业纷纷迈开转型步伐,希望通过提质增效,实现自身高质量发展。随着中央“八项规定”等内容的陆续出台,改进工作作风,加强和规范国有企业合规管理变得刻不容缓。而差旅费用作为企业重要的可控成本,更加不容忽视。

作为一个拥有100w以上员工的大型企业,中国石油每年的差旅费用支出庞大。为落实中央“八项规定”,加强对企业集团商旅业务的管控,助力集团公司数字化转型,中国石油聚焦自身商旅管理需求,开启了数字化自主探索之路。

打造石油商旅平台,构建全场景、全流程、全数据的商旅管理体系

在中国石油商旅业务中,如何保障流程合规管控、数据安全保密、业务提质增效和员工体验提升是至关重要的四个方面。为解决这四个方面的诉求,客户基于华为咨询、方案搭建了信息系统,华为慧通展开一系列具体实践并已得到过验证。经过精心研究与开发,2018年底石油商旅平台正式上线。它由中国石油所属单位—共享运营公司及华油集团联合建设,通过整合内部资源,打造出的全场景、全流程、全数据的差旅管理体系。

通过引入华为数字化差旅解决方案,中国石油搭建起了一套专属的商旅管理体系,主要体现在三大领域:

首先,搭建了与共享服务平台一体化的石油商旅平台。员工不仅可以通过APP轻松完成出差申请、出行预订、事后报销等出差行为,还可感受到实时审批、智能行程推荐、智能入离店等温馨化服务,体验感大大提升。此外,平台的诞生让原本处于线下的商旅业务向全流程线上转变,不仅解放了人力,也提升了员工的工作效率。

其次,赋能石油商旅搭建专属的资源体系。石油商旅搭建起了自身的酒店体系,并制定了一整套酒店管理系统及规范。在机票领域,通过新技术加持,帮助其实现机票自动出票等功能,大大提升了运营效率。截止到2021年,在国内机票领域,石油商旅已跟26家主流航司签署了大客户协议价,线上机票订单可实现5秒内出票;在国内酒店领域,已同22家集团酒店签署协议,平台目前可查询酒店63万家,可月结预订酒店51万家。通过一系列资源整合、集中采购,石油商旅极大提升了资源覆盖率,大幅降低了采购成本。

此外,在辅助运营上,华为也积极引入自身实践,通过模式交互,促进石油商旅运营体系数字化提升。通过给关键岗位操作人员赋能培训及提供技术支撑,加强双方交流,助力其从传统的票务服务向数字化商旅转型。在石油商旅后台呼叫中心,有7×24小时专人受理差旅中的各类问题,保障员工出行顺畅。在平台推广上,通过成立卓越项目计划,协助开展各类营销活动,以提升石油商旅平台会员的注册量、平台登录率及订单转换率。

逐渐消失的报销单,财务人员数字化转型之路

对于王佳来说,这种改变是个逐步转换的过程,新平台的上线让传统的工作流程逐渐切换成新模式。灵活、多元的差标管控体系,从集团贯彻到了各下级单位中。员工出行前,在预订机票酒店时,系统会自动关联共享出差申请单,预置差标,合规问题得到有效保障。集出行审批—预订—报销为一体的石油商旅APP,通过全场景、全流程、全数据的一体化贴心服务,受到了员工的大力欢迎。仅差旅出行审批一项,时长降至3分钟左右,工作效率显著提升。

在整个报销流程中,员工不再需要手写报销单、粘贴厚厚的票据,财务工作者们也不需要逐一去核对发票真伪、录入票据信息、仔细对账。数字化商旅的推行让身处其中的人们有了切身体验,财务人员从繁冗的报销工作中解放出来,出行人员也实现了拎包即行。

据统计,2021年1月至今,石油商旅平台的投入使用为中国石油直接节省了8.4%的国内机票支出、19.3%的国内酒店支出,助力了业务的提质增效。通过全流程自动化的推行,石油商旅的订单全自动化率提升至91%,员工自助预订率提升至93%,订单复核工作量减少了90%,极大提升了员工的工作效率和出行体验。目前,中国石油下属的100多家公司已全面上线石油商旅平台,用户数量突破百万。

在未来,石油商旅仍将携手华为,持续推进技术创新,强化应用深度,提升精益管控成效,并通过拓宽服务的广度,将数字化的管理模式拓展到集团其它业务领域。数字化差旅作为数字化转型的重要实践成果之一,内涵也将不断丰富。在“以客户为中心”理念的引导下,华为将持续联合石油商旅,推进企业商旅数字化转型,进而助力中国石油集团高质量发展。

关键词:华为 数字化转型 华为 智慧油气田

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